Rejestracja

Regulamin

Regulamin uczestnictwa w Konferencji EPA ZZPF

Walne Zgromadzenie EPA & Europejska Konferencja Założycielska, 15–16 października 2026 r., Novotel Katowice Centrum oraz online

§ 1. Postanowienia ogólne
  1. Niniejszy Regulamin określa zasady uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu EPA & Europejskiej Konferencji Założycielskiej organizowanej w dniach 15–16 października 2026 r. w Novotel Katowice Centrum, z transmisją online w dniu 16 października 2026 r. (dalej: „Konferencja”), w tym zasady rejestracji, wysokość i sposób wnoszenia opłat, zasady rezygnacji i zwrotów oraz zasady składania reklamacji.
  2. Organizatorem Konferencji jest Związek Zawodowy Pracowników Farmacji (ZZPF), z siedzibą w Warszawie (00-867), ul. Jana Pawła II 27, NIP: 5223098180, KRS: 0000690692 (dalej: „Organizator”), we współpracy z Instytutem Zarządzania w Ochronie Zdrowia Uczelni Łazarskiego jako współorganizatorem projektu.
  3. Rejestracja uczestników odbywa się za pośrednictwem formularza rejestracyjnego dostępnego na stronie www.gaepazzpf.org (dalej: „Serwis”).
  4. Zasady przetwarzania danych osobowych Uczestników określa odrębny dokument – Polityka Prywatności, dostępna w Serwisie.
  5. Warunkiem udziału w Konferencji jest zapoznanie się z treścią Regulaminu i jego akceptacja podczas rejestracji.
§ 2. Definicje
  1. Organizator: Związek Zawodowy Pracowników Farmacji (ZZPF).
  2. Uczestnik: osoba fizyczna, która dokonała rejestracji na Konferencję za pośrednictwem Formularza Rejestracyjnego.
  3. Formularz Rejestracyjny: formularz elektroniczny dostępny w Serwisie, służący do zgłoszenia udziału w Konferencji.
  4. Opłata: opłata za udział w Konferencji, w wysokości zależnej od kategorii Uczestnika, określonej w § 4.
  5. Udział stacjonarny: udział w Konferencji w dniach 15–16 października 2026 r. w miejscu jej organizacji (Novotel Katowice Centrum), zgodnie z programem Konferencji, w tym zasadami dostępu do sesji zamkniętych i otwartych.
  6. Udział online: udział w drugim dniu Konferencji (16 października 2026 r.) za pośrednictwem transmisji internetowej.
§ 3. Warunki uczestnictwa i rejestracja
  1. Uczestnikiem Konferencji może być osoba, która wypełni Formularz Rejestracyjny oraz – jeśli jest to wymagane dla danej kategorii Uczestnika – uiści Opłatę zgodnie z § 4 i § 5.
  2. Rejestracja za pośrednictwem Formularza Rejestracyjnego jest obowiązkowa dla wszystkich Uczestników, niezależnie od kategorii uczestnictwa i wysokości przypisanej do niej Opłaty – w tym również dla osób uprawnionych do udziału bezpłatnego (np. członków ZZPF, członków EPA). Brak rejestracji uniemożliwia udział w Konferencji, także w przypadku uczestnictwa bezpłatnego.
  3. Rejestracja stacjonarna jest ograniczona liczbą dostępnych miejsc. O przyjęciu zgłoszenia decyduje kolejność zgłoszeń oraz – w przypadku kategorii płatnych – terminowe uiszczenie Opłaty.
  4. Udział w drugim dniu Konferencji (16 października 2026 r.) jest otwarty, z zastrzeżeniem ograniczonej liczby miejsc stacjonarnych; udział online w tym dniu odbywa się na zasadach określonych w § 4.
  5. Organizator ma prawo zweryfikować status Uczestnika uprawniający do zastosowania danej stawki (np. przynależność do ZZPF lub EPA, status studenta) na podstawie dokumentów przedstawionych podczas rejestracji lub na miejscu przed wejściem na Konferencję. W przypadku niepotwierdzenia uprawnienia do stawki obniżonej lub bezpłatnej, Organizator może zażądać dopłaty do stawki podstawowej przed wydaniem identyfikatora uczestnika.
§ 4. Opłaty za uczestnictwo

Wysokość opłat za udział w Konferencji zależy od kategorii Uczestnika:

Kategoria uczestnika

Opłata

Członkowie ZZPF

bezpłatny udział

Członkowie EPA

bezpłatny udział

Studenci

50 zł

Pozostali farmaceuci i przedstawiciele zawodów medycznych

150 zł

Udział online (dzień 2, transmisja)

50 zł

 

  1. Opłata za udział online (50 zł) dotyczy dostępu do transmisji drugiego dnia Konferencji i obowiązuje niezależnie od przynależności organizacyjnej Uczestnika, o ile Regulamin lub odrębne ustalenia Organizatora nie stanowią inaczej.
  2. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzenia dodatkowych kategorii uczestnictwa lub zmiany wysokości opłat dla nowych zgłoszeń, co nie wpływa na wysokość opłat już potwierdzonych zgłoszeń.
§ 5. Płatności
  1. Opłatę należy uiścić w terminie wskazanym w Serwisie w trakcie procesu rejestracji, nie później niż przed dniem Konferencji.
  2. Płatność dokonywana jest przelewem bankowym lub za pośrednictwem operatora płatności elektronicznych wskazanego w Serwisie.
  3. Zgłoszenie uczestnictwa w kategorii płatnej uznaje się za skuteczne z chwilą zaksięgowania Opłaty na rachunku Organizatora lub otrzymania potwierdzenia płatności od operatora płatności.
  4. Nieuiszczenie Opłaty w wskazanym terminie może skutkować anulowaniem zgłoszenia.
§ 6. Rezygnacja z udziału i zwroty opłat
  1. Uczestnik może zrezygnować z udziału w Konferencji w każdym czasie, przesyłając rezygnację na adres e-mail: zzpf@zzpf.org.
  2. Udział stacjonarny: z uwagi na ograniczoną liczbę miejsc, dokonane rezerwacje hotelowe/konferencyjne oraz koszty poniesione przez Organizatora w związku z organizacją Konferencji (catering, sala, materiały), Opłata za udział stacjonarny nie podlega zwrotowi po jej uiszczeniu, niezależnie od momentu rezygnacji. Uczestnik może natomiast, bez dodatkowych kosztów, przenieść swoje zgłoszenie na inną osobę – po zgłoszeniu takiej zmiany Organizatorowi najpóźniej 3 dni robocze przed dniem Konferencji.
  3. Udział online: Opłata za udział online podlega zwrotowi w przypadku rezygnacji zgłoszonej nie później niż 3 dni robocze przed dniem transmisji (16 października 2026 r.). Rezygnacje zgłoszone później nie podlegają zwrotowi, z uwagi na przygotowanie dostępu do transmisji dla zarejestrowanych Uczestników.
  4. Zwrot Opłaty następuje w terminie 14 dni od dnia otrzymania rezygnacji, na rachunek bankowy, z którego dokonano płatności, lub w inny sposób uzgodniony z Uczestnikiem.
  5. Zgodnie z art. 38 pkt 12 ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta, Uczestnikowi będącemu konsumentem nie przysługuje ustawowe prawo odstąpienia od umowy w terminie 14 dni, ponieważ usługa dotyczy udziału w wydarzeniu, dla którego w umowie oznaczono konkretny dzień lub okres jej świadczenia. Zasady rezygnacji i zwrotów określone w niniejszym paragrafie stanowią samodzielne uprawnienia przyznane Uczestnikom przez Organizatora, niezależne od ustawowego prawa odstąpienia.
§ 7. Zmiana terminu, formy lub odwołanie Konferencji
  1. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminu, programu, formy realizacji (np. przejścia na formę wyłącznie online) lub odwołania Konferencji z przyczyn od niego niezależnych, w tym z powodu siły wyższej, decyzji administracyjnych. 
  2. W przypadku odwołania Konferencji Uczestnikom przysługuje pełny zwrot uiszczonych Opłat.
  3. W przypadku zmiany terminu Konferencji Uczestnik może zrezygnować z udziału i otrzymać pełny zwrot uiszczonej Opłaty albo zachować zgłoszenie na nowy termin.
  4. O zmianach, o których mowa w niniejszym paragrafie, Organizator informuje Uczestników niezwłocznie za pośrednictwem danych kontaktowych podanych w Formularzu Rejestracyjnym.
§ 8. Reklamacje
  1. Uczestnik może złożyć reklamację dotyczącą organizacji Konferencji, rejestracji lub płatności na adres e-mail: zzpf@zzpf.org, w terminie 14 dni od dnia zakończenia Konferencji lub od dnia wystąpienia zdarzenia będącego podstawą reklamacji.
  2. Reklamacja powinna zawierać: dane umożliwiające identyfikację Uczestnika (imię, nazwisko, adres e-mail podany przy rejestracji), opis przedmiotu reklamacji oraz oczekiwany sposób jej rozstrzygnięcia.
  3. Organizator rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania i informuje Uczestnika o wyniku na adres e-mail wskazany w reklamacji.
§ 9. Prawa własności intelektualnej i materiały konferencyjne
  1. Materiały konferencyjne, w tym prezentacje, treści programowe oraz nagrania z transmisji online, są objęte ochroną praw autorskich Organizatora, współorganizatora lub prelegentów i mogą być wykorzystywane przez Uczestników wyłącznie do celów własnych, niekomercyjnych, o ile Organizator nie postanowi inaczej.
  2. Zasady dotyczące utrwalania i wykorzystania wizerunku Uczestników podczas Konferencji (fotografie, nagrania, transmisja) określa Polityka Prywatności.
§ 10. Dane osobowe
  1. Administratorem danych osobowych Uczestników jest Organizator. Zasady przetwarzania danych osobowych, w tym cele, podstawy prawne, okresy przetwarzania oraz uprawnienia Uczestników, określa Polityka Prywatności dostępna w Serwisie.
§ 11. Postanowienia końcowe
  1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w tym Kodeksu cywilnego oraz – w odniesieniu do Uczestników będących konsumentami – ustawy o prawach konsumenta.
  2. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu z ważnych przyczyn (np. zmiana przepisów prawa, zmiana formy lub zakresu Konferencji). Zmiany Regulaminu nie wpływają na uprawnienia Uczestników, którzy zarejestrowali się przed dniem wejścia w życie zmian, w zakresie już potwierdzonych zgłoszeń.
  3. Aktualna wersja Regulaminu jest publikowana w Serwisie.
  4. Wszelkie spory wynikające z niniejszego Regulaminu Organizator i Uczestnik będą starali się rozstrzygać w pierwszej kolejności w drodze negocjacji, a w przypadku braku porozumienia – przed sądem właściwym według przepisów ogólnych.
  5. Regulamin wchodzi w życie z dniem publikacji w Serwisie.